As atividades acadêmicas do IFMT Campus São Vicente são organizadas com base em dois instrumentos principais: o Calendário de Referência e o Calendário Acadêmico do Campus.

O Calendário de Referência é elaborado pela Pró-Reitoria de Ensino (PROEN) e aprovado pelo Colégio de Dirigentes (CODIR) e pelo Conselho Superior (CONSUP) do IFMT. Ele define as diretrizes e prazos gerais para o funcionamento acadêmico de todos os campi da instituição, como o início e término dos períodos letivos, prazos para matrícula, trancamento, entre outros.

A partir desse documento, é construído o Calendário Acadêmico do Campus São Vicente, que adapta o calendário de referência à realidade local, incluindo feriados municipais, eventos institucionais e outras especificidades regionais.

Esses calendários são instrumentos fundamentais para o planejamento e acompanhamento das atividades acadêmicas, assegurando a organização e o cumprimento das etapas do processo educacional ao longo do ano letivo.